ENSAYO

ENSAYO

b. Elaborar un ensayo con mínimo 1200 y máximo 1500 palabras en la cual se responda a inquietudes relacionadas con el plan de gestión del tiempo, plan de gestión de costos, plan de gestión del alcance y plan de gestión de la integración.

GESTIÓN Y PLANEACIÓN DE PROYECTOS

En la ejecución de un proyecto de alguna manera siempre va a estar presente un factor de riesgo, por ello la planeación, la ejecución, la administración y/o gestión de proyectos es fundamental para minimizar este tipo de riesgos, por tanto ampliar las posibilidades de éxito en su implementación se presentará siempre y cuando, las diferentes áreas que la conforman se desarrollen de manera objetiva y con la suficiente profundidad, cumpliendo así con el alcance, dentro de límites de tiempo y costos definidos en la investigación, como un elemento determinante dentro de todas las acciones que se realizan en la planeación. (Leones, 2014)

Los proyectos no son ajenos a estas condiciones y por tanto dentro de una profunda planeación y organización de un propósito educativo, se deben considerar detalladamente los elementos correspondientes a la integración, alcance, tiempos, y costos del proyecto, mediante la adecuada gestión de cada uno de estos elementos, en los cuales se pueda obtener excelentes resultados. Entonces la pregunta que nos surge es ¿Cómo se realiza la gestión de cada uno de estos factores y cuál es la importancia que se le da a un proyecto educativo?, cabe destacar que la gestión corresponde en otros términos a planear, coordinar, dirigir, supervisar y controlar cada una de las actividades involucradas en las distintas fases de un proyecto desde su inicio hasta su terminación.

Por tanto la gestión de integración, es el área en la cual se consideran todos los procesos necesarios para unificar y consolidar las diferentes actividades que son de vital importancia en la realización de un propósito. Ahora bien, analizando desde una perspectiva compleja en estos procesos, hay mayores posibilidades de encontrar obstáculos en su ejecución que no pueden ser solucionados adecuadamente y por tanto terminen por finiquitarse.

                                  

Así las cosas, la integración contempla varios aspectos tales como:

-       Constitución de un proyecto

-       Enunciado sobre el alcance preliminar del proyecto

-       Plan de gestión del proyecto

-       Dirigir y gestionar la ejecución del proyecto

-       Supervisión y control del trabajo del proyecto

-       Cierre del proyecto

Esto, con el fin de tener claridad sobre los objetivos, requisitos, características y/o criterios, limites, productos entregables del proyecto, de tal manera que garantice el cumplimiento de lo planeado con lo ejecutado, tomándose acciones preventivas o según el caso se apliquen acciones correctivas oportunas.

                                   

De igual forma, la gestión de integración de comprender las siguientes características:

-       Unificación

-       Consolidación

-       Articulación y

-       Acciones de integración

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Las cuales son cruciales para concluir el proyecto, y para cumplir los requisitos de los clientes. Así mismo, describe todos los procesos necesarios para asegurar que todos los factores y elementos del proyecto son abordados y coordinados adecuadamente a lo largo del desarrollo del mismo.

La planeación del alcance del proyecto, se genera por la información presentada en el acta de constitución, la importancia en que radica esta fase permite tener más claridad frente a qué es lo que se va hacer, es decir, la descripción de los objetivos, los requisitos, las limitaciones, los criterios de aceptación y las restricciones acordadas al inicio del proyecto.  A partir de la definición del alcance, se comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos planteados.

En el contexto del proyecto, el término alcance puede referirse a:                          

-       Alcance del producto: Las características y funciones que definen un producto, servicio o resultado.

-       Alcance del proyecto: El trabajo que debe realizarse para entregar un producto, servicio o resultado con las características y funciones especificadas.

Entradas

1. Factores ambientales de la empresa
2. Activos de los procesos de la organización
3. Actas de constitución de un proyecto
4. Enunciado del alcance del proyecto preliminar
5. Plan de gestión del proyecto

Salidas              

El plan de gestión del alcance del proyecto proporciona orientación sobre como el equipo de dirección del proyecto definirá, documentará, verificará, gestionará y controlará el alcance del proyecto.

1. Enunciado del alcance del proyecto describe en detalle, los productos entregables del proyecto y el trabajo necesario para crear tales productos.
2. Cambios solicitados
3. Plan de gestión del alcance del proyecto (actualizaciones)
4. Acciones correctivas recomendadas

Dependiendo de las necesidades del proyecto, el plan para la gestión de alcance puede ser formal o informal, muy detallado o formulado de manera general.

Igualmente la importancia de la gestión del tiempo en los diferentes procesos, actividades o tareas, que se desarrollan en un proyecto. Radica en que permite identificar el periodo de realización y por tanto garantizar que pueda ser entregado a tiempo, tal y como se ha convenido desde su inicio. Sin embargo se debe tener muy en cuenta los factores internos que aunque pueden ser controlados por los que están ejecutando el proyecto hay otros externos, que aunque no son controlables, al ser identificados, se pueden estimar los tiempos que pueden poner en riesgo el periodo del proyecto, presentando retrasos y consecuentemente su finalización. 

En consecuencia, puede afirmarse que la gestión del tiempo de un proyecto implica el desarrollo de las siguientes acciones:

-       Definir las actividades a realizar

-       Ordenar las actividades de manera secuencial, identificando aquellas que son necesarias culminar, para iniciar otras, aquellas que se pueden realizar al mismo tiempo, y las que requieren avances de las otras.

-       Calcular la duración de las actividades

-       Estimar los recursos (materiales, equipos, personas, suministros entre otros

-       Construir el cronograma de actividades con la información anterior

-       Publicar el cronograma de tal manera que sea conocido por todas las personas involucradas en el proyecto.

-       Monitorear el cronograma para verificar que se cumplan los tiempos y recursos estimados para cada actividad según lo planeado.

-       Por último actualizar el cronograma según los ajustes a que haya lugar.

Finalmente, pero no menos importante, aunque tampoco la ultima para revisar en una planeación, pues todas se revisar de manera integral, es la gestión de costos. La cual consiste en estimar el capital necesario para la respectiva ejecución del proyecto, su importancia es tan necesaria, ya que es un factor determinante para aceptar o rechazar un proyecto, para ello se presenta la inversión requerida y establecer si es viable o no su ejecución. Una vez se han estimado los costos, se procede a la construcción del presupuesto, que no es otra cosa que la sumatoria de los costos de las actividades, la cual permite identificar una línea base de costo, sobre la cual se consideran las reservas adicionales para imprevistos y se obtiene el valor esperado de flujo de caja que garantice la disponibilidad de recursos necesarios en las diferentes fases en el desarrollo de un proyecto.

La gestión de costos se traduce en el control sobre los mismos, cuando en la implementación del proyecto se monitorean las diferenciaciones que presente lo presupuestado con lo que se está realizando a la toma de decisiones clave frente a adiciones presupuestales, reajustes al flujo de caja, acciones correctivas y preventivas.

En resumen, la planeación es la base fundamental en el desarrollo de cualquier proyecto educativo, y corresponde a la fase inicial en la cual se recoge y construye  la información de las diferente áreas en donde el proyecto a realizar tenga influencia, las cuales se deben estudiar cuidadosamente para que en su ejecución se logren los resultados esperados. Es prever lo que se debe realizar, analizando las diferentes variables que impactan la puesta en marcha del proyecto. Por tanto, se desglosa en:

 A) plan de gestión de integración, este factor incluye los procesos utilizados día a día para asegurar que los elementos del proyecto estén siendo correctamente coordinados.

 B) plan de gestión de alcance, comprende las actividades orientadas a garantizar el cumplimiento de las tareas necesarias para lograr los objetivos del proyecto.

 C) plan de gestión del tiempo, comprende las actividades necesarias para asegurar que el proyecto se ejecute en el plazo estimado y que los resultados (producción de bienes o servicios) estén a disposición de los clientes o consumidores.

D) plan de gestión de costos, comprende la evaluación cuantitativita de los costos probables de los recursos necesarios para completar las actividades del cronograma del proyecto. Este tipo de estimación se puede presentar en forma de resumen o detalle.

La gestión como siempre ha planteado deja de ser una tarea aislada para constituirse en una herramienta que sirve para ejecutar las acciones necesarias que permitan ordenar, disponer y organizar los recursos de un proyecto, utilizando procedimientos específicos y optimizando la relación entre recursos y resultados.